Persönliche Assistenz (m/w/d)

Für eine Familie in Aachen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
PERSÖNLICHE ASSISTENZ (M/W/D)
Die Stelle wird unbefristet besetzt.
IHRE AUFGABEN
Hausmanagement und Personalführung:
Aktualisierung vorhandener Pläne zur Haus- und Personalsteuerung inkl. Dienst-/ Urlaubspläne sowie Kommunikation dieser an Beteiligte
Bei unvorhergesehenen Änderungen sofortige Aktualisierung und Kommunikation der neuen Pläne an alle Beteiligte
Kontrolle -und bei Bedarf Begleitung- der Umsetzung von Aufgaben
Ablage/ Verwaltung von Unterlagen inkl. Pläne
Bestandsmanagement: Bestandsführung und -kontrolle sowie Erstellung von Einkaufslisten inkl. Einkaufen
Rechnungsmanagement: Inhaltliche Kontrolle, Einholung Freigabe von Rechnungen inkl. Kommunikation zur Begleichung sowie Ablage/Verwaltung
Reparaturen und Instandhaltungen nach vorheriger Absprache koordinieren/ organisieren sowie Beteiligte informieren. Bei Bedarf vor Ort Termine mit Dienstleistern begleiten und kontrollieren.

Kommunikation:
Unterstützung bei sämtlicher Kommunikation und bei Bedarf Übernahme von mündlicher und schriftlicher Korrespondenz (E-Mails, Nachrichten) sowohl Intern als auch Extern
Bei kurzfristigen Änderungen umgehende Information an alle Beteiligte
Ansprechpartner für Interne (Mitarbeiter) und Externe (Dienstleister, etc.) sowie Förderung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit

Terminmanagement:
Sämtliche private und berufliche Termine nach vorheriger Absprache koordinieren / organisieren / verschieben und dabei auf mögliche Terminkollisionen /-abhängigkeiten aufmerksam machen sowie Beteiligte informieren
Langfristige Instandhaltungs- und Wartungstermine mit Dienstleistern koordinieren/ organisieren unter Berücksichtigung der Terminplanung der Familie
Termin-Doku/ -Verwaltung und proaktiv Beteiligte an wichtige Termine erinnern
Bei Bedarf organisatorische Unterstützung in der Vor-/Nachbereitung von Terminen sowie im Erkennen inkl. Vermeidung von möglichen Ineffizienzen (Termine, Aufgaben, Logistik)
Bei jeder Veränderung/ Verschiebung: Prüfen und Erkennen aller abhängigen Punkte und Auswirkungen und dementsprechend Anpassungen vornehmen und an alle betroffenen Personen kommunizieren

Reisemanagement:
Unterstützung in der Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Reisen
IHR PROFIL
Mindestens dreijährige Berufserfahrung im Bereich persönliche Assistenz oder Hausmanagement
Erfahrungen in der Personalführung (Planung, Begleitung und Kommunikation)
Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Gute Fähigkeiten in Planung, Organisation und Koordination mit Gespür für Relevanz und Prioritäten
Gute Kommunikationsfähigkeiten
Führerschein der Klasse B
Lösungsorientiere, vorausschauende sowie selbständige Arbeitsweise
Bereitschaft sich an bestehende Systeme anzupassen und Neues zu erlernen
Souveränes und überzeugendes Auftreten auch im interkulturellen Kontext
Sehr hoher Grad an Zuverlässigkeit, Loyalität und Verschwiegenheit

INTERESSIERT?
Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung inklusive Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse an die E-Mail-Adresse: bewerbung.assistenz-ac@gmx.de
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!
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