Verwaltungsmitarbeiter*in im Sekretariat (m/w/d) - Institut für Molekulare Medizin und Experimentelle Immunologie (IMMEI)
Universitätsklinikum Bonn
53111 Bonn, Deutschland
Heute
Administration und Sekretariat
Festanstellung
- Telefonbetreuung, Ablage, Aktenverwaltung und Datenbankpflege
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Empfang und Betreuung von Mitarbeiter*innen und Gästen, Postbearbeitung, Terminorganisation, Botengänge, Organisation und Verwaltung von Büromaterial, Planung und Abrechnung von Dienstreisen und Veranstaltungen
- Betreuung personalbezogener Bereiche (Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Umfinanzierungen u.ä.) und die damit zugehörige Kommunikation mit den relevanten Verwaltungsbereichen des Universitätsklinikums
- Facilitymanagement: Erstellung von Reparaturaufträgen und Dokumentation, praktische Umsetzung behördlicher Anforderungen, Organisation der Zugangsberechtigungen
- Eigenständige Koordination von Lehrveranstaltungen
- Marketingaktivitäten, u.a. Pflege der Institutshomepage
- Unterstützung bei der Verwaltung und Bewirtschaftung der Finanzmittel des Instituts (u.a. Drittmittel): Kontenverwaltung, Angebotseinholung, Rechnungsbearbeitung
- Assistenz bei der Programmkoordination des internationalen Graduiertenkollegs mit der University of Melbourne (Koordinierung der Verteidigung der Promotion, Koordinierung der Einschreibebedingungen, Organisation der Auslandsaufenthalte der Promovierenden, Abrechnung der Dienstreisen)
- Unterstützung bei der Planung von internen und externen Veranstaltung, Recherchearbeiten