Teamassistenz (m/w/d)

Das Max-Planck-Institut für Sicherheit und Privatsphäre in Bochum (www.mpi-sp.org) ist ein For­schungs­institut der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissen­schaften e.V., das die viel­fäl­tigen Aspek­te der IT-Sicher­heit und des Datenschutzes interdisziplinär erforscht. Das neu ge­grün­dete und expandierende Institut wird im Endausbau 18 Forschungs­gruppen umfassen und circa 200 Mit­arbeiter*innen und Gäste beschäftigen. Das Institut kooperiert mit der Fakultät für Informatik der Ruhr-Universität Bochum (https://informatik.rub.de). Bochum gehört zu den welt­weit führenden For­schungs­standorten für Cyber­sicherheit und ist Heimat der größten Aus­bildungs­stätte Europas in diesem Fach­gebiet sowie einer lebhaften Start-up-Szene.

Wir suchen zur administrativen Unterstützung unserer Spitzen­forscher*innen in unserem Office Team ab sofort eine

Ihre Aufgaben:

Sie unterstützen die wissenschaftlichen Forschungsgruppen des Instituts und ihre Gruppenleitungen in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben
Als Frontoffice sind Sie erste Ansprechstation für alle Belange der wissen­schaft­lichen Beschäftigten und Sie stimmen sich eng mit den weiteren Fach­bereichen der Verwaltung ab
Sie übernehmen sämtliche Korres­pondenz in deutscher und engli­scher Sprache sowie die gesamte Büroorganisation
Sie betreuen die Gäste unseres Instituts und über­nehmen den Welcome Service im Rahmen des On­boardings neuer Beschäftigter
Sie koordinieren Termine und Dienstreisen, organi­sieren Semi­nare und Meetings
Sie unterstützen die Optimierung und Digitali­sierung der Geschäfts­prozesse im Rahmen des Insti­tuts­aufbaus
Ihre aktive Mitarbeit in relevanten Projekten zum Auf­bau des Insti­tuts rundet Ihr Aufgabenspektrum ab

Ihr Profil:

Sie verfügen über eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z.B. Fremd­sprachen­korres­pon­dent*in, kaufmännische Aus­bildung) oder eine ver­gleich­bare Qualifikation
Sie besitzen einschlägige Berufserfahrung in organi­satorischen und adminis­trativen Service­tätigkeiten (sicherer Umgang mit MS Office vorausgesetzt), wenn möglich auch in inter­kultu­rellen Arbeitsumgebungen bzw. im Wissen­schaftsmanagement
Als internationales Forschungsinstitut setzen wir sehr gute Deutsch- und Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift voraus (mindestens C1-Niveau), gerne auch in weiteren Fremd­sprachen
Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und ziel­orientiert
Eigeninitiative, Flexibilität und eine hohe Belast­barkeit gehören zu Ihren Stärken
Sie sind in der Lage, durch Ihr sicheres und freund­liches Auftreten mit allen Ansprech­partner*innen kompetent und verbindlich zu kommunizieren, auch schwie­rige Situationen bringen Sie nicht aus der Ruhe
Sie sind es gewohnt, bereichsübergreifend in diversen Teams zusammen­zuarbeiten und mit ge­mein­samen Lösungen zum Fortschritt des Instituts beizutragen
Eine hohe soziale Kompetenz und ein ausgeprägtes Organi­sationstalent vervollständigen Ihr Profil

Unser Angebot:

Wir bieten Ihnen ein eigenständiges und abwechslungsreiches Arbeits­gebiet in einem dyna­mischen Forschungsinstitut
Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch viel­fältige indivi­duelle Weiter­bildungs­maßnahmen und Sprachkurse
Wir stehen für kollegialen Zusammenhalt in einem inter­kulturellen Wissenschafts­umfeld
Durch die agilen Strukturen in der Aufbauphase unseres Instituts bieten wir Ihnen die Möglich­keit, sich aktiv in unsere viel­fältige Community einzu­bringen und die Ent­wicklung des Instituts mit voranzubringen
In unserem Institut herrscht eine offene Arbeits­atmosphäre mit einer Kommuni­kation auf Augen­höhe und flachen Hierarchien
Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag des öffent­lichen Dienstes (TVöD Bund) inklusive entsprechender Sozialleistungen und einer Jahressonderzahlung
Zusätzlich bieten wir Ihnen neben 30 Tagen Urlaub eine Alters­vorsorge des öffent­lichen Dienstes (VBL)
Nach einer erfolgten Einarbeitung besteht für Sie die Möglich­keit, nach Absprache auch im Home­office zu arbeiten
Regelmäßige Teamevents runden unser Angebot ab

Die Stelle ist ab sofort unbefristet zu besetzen. Die Höhe der Vergütung richtet sich nach Ihrer Quali­fi­kation und Berufserfahrung entsprechend TVöD Bund.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann schicken Sie uns bitte Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung in einer PDF-Datei (max. 5 MB) bis zum 02.06.2024 an application-office@csp.mpg.de.

Das Max-Planck-Institut für Sicherheit und Privatsphäre steht für eine gemeinschaftliche, vielfältige und inklusive Arbeitskultur und setzt sich für Chancengleichheit ein. Wir begrüßen und ermutigen Be­wer­bungen von Personen aller in unserem For­schungs­gebiet unter­repräsentierten Gruppen. Ins­besondere Frauen und Menschen mit Behin­derung sind ein­geladen und aufgefordert, sich zu bewerben.