Ein reibungsloser Bewerbungsprozess ist in einer zunehmend wettbewerbsorientierten Arbeitswelt zwingend erforderlich. Jobsuchende bewerben sich in der Regel nicht nur auf eine Stelle, sondern bei mehreren Unternehmen gleichzeitig. Wer den Bewerber lange warten lässt, geht häufig leer aus und der Kandidat entscheidet sich für die schnellere Konkurrenz.
Bewerbungsprozesse strukturieren: Das sind die Ziele
Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, muss der Bewerbungsprozess gut strukturiert sein. Der Fachbegriff lautet Bewerbermanagement. Das Bewerbermanagement hat im Kern drei Hauptziele:
- Talentakquise
- Effizienzsteigerung
- das Schaffen einer positiven Bewerbererfahrung.
Erster Schritt im Bewerbungsprozess: Talentakquise
Bei der Talentakquise geht es darum, die richtigen Bewerber ausfindig zu machen, sie anzusprechen und von dem Unternehmen zu überzeugen. Der Bewerbungsprozess sollte dabei möglichst einfach gestaltet werden. Denn ein langer und komplizierter Bewerbungsprozess wirkt abschreckend und führt in der Regel zu weniger Bewerbungen. Um einen einfachen, aber dennoch effektiven Bewerbungsprozess zu ermöglichen, bedarf es einer guten Vorbereitung.
Bevor der eigentliche Recruiting Prozess beginnt, müssen Arbeitgeber klare Anforderungen für die Stelle festlegen. Sie müssen definieren, welche erforderlichen Qualifikationen der Kandidat mitbringen muss.
Auswahl der richtigen Kanäle im Bewerbungsprozess
Es muss außerdem die Entscheidung getroffen werden, über welche Kanäle die Stelle verbreitet werden soll. Gewöhnlich sind das zum einen die eigene Website und Jobportale, die die entsprechende Expertise und Reichweite mitbringen. Bei der Auswahl des richtigen Jobportals, ist es wichtig sicherzustellen, dass die angebotenen Lösungen zu den Anforderungen des Unternehmens passen. RUHR24JOBS ist das führende Jobportal im Ruhrgebiet und bietet individuelle Lösungen zur qualifizierten Besetzung der Stelle an.
Nach der Entscheidung, welche Kanäle bespielt werden sollen, muss die Stellenanzeige inhaltlich und äußerlich gestaltet und strukturiert werden. Die Stellenanzeige ist für gewöhnlich der erste Kontakt mit dem Bewerber. Daher ist es wichtig, sie ansprechend zu gestalten.
Bewerbungen sichten: Darauf gilt es zu achten
Sobald die Stellenanzeige online ist und potenziellen Bewerbern ausgespielt wird, dauert es erfahrungsgemäß nur wenige Tage, bis die ersten qualifizierten Bewerbungen eintreffen. Der Bewerber sollte nun unverzüglich eine Eingangsbestätigung erhalten. In dieser Phase des Prozesses ist es wichtig, den Bewerber nicht darüber im Ungewissen zu lassen, ob die Bewerbung vollständig und ordnungsgemäß eingegangen ist und zeitnah gesichtet wird.
Zur Zeiteinsparung empfiehlt es sich, eine automatisierte Eingangsbestätigung einzurichten, aus der ebenfalls hervorgeht, wie lange der Bewerber auf eine Rückmeldung etwa warten muss. Angemessen sind hier, je nach Größe des Unternehmens, zwischen eine und zwei Wochen.
Wie strukturiere ich das Vorstellungsgespräch?
Sollte der Kandidat infrage kommen, folgt in der Regel ein Bewerbungsgespräch. Auch dieses sollte im Vorfeld vorbereitet und strukturiert werden, damit es möglichst effektiv ist und beim Bewerber einen positiven, organisierten Eindruck hinterlässt. Welche Fragen Sie dem Bewerber dabei unbedingt stellen sollten, erfahren Sie hier.
Nach einer Begrüßung empfiehlt es sich, das Gespräch mit der Vorstellung des eigenen Unternehmens und der offenen Position zu beginnen. Im Anschluss gilt es, mehr über den Bewerber zu erfahren. Zum Einstieg empfehlen sich zunächst Verhaltens- und Situationsfragen, um den Bewerber auf persönlicher Ebene besser kennenzulernen und einordnen zu können. Nachdem man sich auf menschlicher Ebene nun etwas nähergekommen ist, können Recruiter mit biographischen Fragen fortfahren. Hier bieten sich Fragen zum beruflichen Werdegang, nach der Berufserfahrung oder nach spannenden Projekten in dem Bereich an. Damit einhergehend kommen die fachlichen Fragen, um sicherzugehen, dass der Bewerber die nötigen Qualifikationen besitzt, um die Aufgaben zu bewältigen. Zum Abschluss sollte man dem Bewerber noch genügend Zeit einräumen, um seine noch offen gebliebenen Fragen zu klären und ihm die nächsten Schritte des Prozesses zu erklären.
Das Vorstellungsgespräch sollte dabei zwischen 30 und 60 Minuten beanspruchen, wobei dies je nach Anstellungsart nach oben und unten variieren kann. Bewerbungsgespräche für gehobenere Jobs können so zum Beispiel durchaus auch mal etwas länger dauern.
Nach einer internen Abstimmung sollte dann zeitnah eine Zu- oder Absage folgen.
Zusammenfassung: Vorstellungsgespräch strukturieren
- Unternehmensvorstellung
- Kennenlernen des Bewerbers auf persönlicher Ebene
- Kennenlernen des Bewerbers auf beruflicher Ebene
- Kennenlernen des Bewerbers auf fachlicher Ebene
- Klärung offener Fragen
Effektiver Bewerbungsprozess durch Automatisierung
Der Bewerbungsprozess bietet viele Möglichkeiten zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, um Zeit zu sparen und den gesamten Prozess effizienter und reibungsloser zu gestalten. Jobportale und Bewerbermanagementsysteme können dabei helfen, das Verfahren zu beschleunigen.
Neben automatisierten Bestätigungsmails können Bewerbungen zum Beispiel auch bereits vorqualifiziert werden. Mit Hilfe von Kalenderintegrationen können Bewerber automatisch zu Vorstellungsgesprächen eingeladen werden, ohne dass manuelle Terminvereinbarungen erforderlich sind. Dabei können die Bewerber aus verfügbaren Zeitfenstern wählen, die im Kalender des Recruiters hinterlegt sind. Schnittstellen zwischen Jobportalen und der hauseigenen Karriereseite ermöglichen außerdem eine automatische Ausschreibung.
Auch RUHR24JOBS bietet die Möglichkeit an, die Veröffentlichung vollautomatisiert laufen zu lassen, sodass Arbeitgeber keine zusätzliche Arbeit in der Oberfläche des Portals haben. Die Anzeigen werden zuverlässig in das Portal und das Arbeitgeberprofil übertragen – ohne, dass eine doppelte Datenpflege erforderlich ist.
Wie schaffe ich eine positive Bewerbererfahrung?
Eine transparente Kommunikation ist elementar für ein positives Bewerbererlebnis. Der Bewerber sollte daher während des gesamten Bewerbungsprozesses stets auf dem Laufenden gehalten werden und niemals im Ungewissen sein. Offenheit für Fragen und Feedback tragen ebenso für ein positives Bewerbererlebnis bei wie ein durchweg respektvoller Umgang. Ein positives Bewerbererlebnis stärkt die Arbeitgebermarke und kann langfristig für mehr qualifizierte Bewerbungen sorgen.
Ein gut strukturierter und effektiver Bewerbungsprozess ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens im Wettbewerb um die besten Talente. Ein optimierter Prozess spart Zeit und schafft eine positive Bewerbererfahrung. Unternehmen können so mehr qualifizierte Kandidaten gewinnen und langfristige Beziehungen aufbauen, die sowohl dem Unternehmen als auch dem Bewerber zugute kommen.