Verwaltungsmitarbeiter*in im Sekretariat (m/w/d) - Institut für Molekulare Medizin und Experimentelle Immunologie (IMMEI)

Im UKB werden pro Jahr etwa 500.000 Patient*innen betreut, es sind ca. 9.000 Mitarbeiter*innen beschäftigt und die Bilanzsumme beträgt 1,6 Mrd. Euro. Neben den über 3.300 Medizin- und Zahnmedizin-Studierenden werden pro Jahr weitere 585 Personen in zahlreichen Gesundheitsberufen ausgebildet. Das UKB steht im Wissenschafts-Ranking sowie in der Focus-Klinikliste auf Platz 1 unter den Universitätsklinika (UK) in NRW und weist den dritthöchsten Case Mix Index (Fallschweregrad) in Deutschland auf.
Am Institut für Molekulare Medizin und Experimentelle Immunologie (IMMEI) der Medizinischen Fakultät der Rheinischen Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Teilzeit (50 % ~ 19,25 Std./Woche) zu besetzen:
Verwaltungsmitarbeiter*in im Sekretariat (m/w/d)
Die Stelle ist zunächst auf 1 Jahr befristet mit Option auf Verlängerung.
In unserem Forschungsinstitut arbeiten ca. 60 Mitarbeiter*innen und Studierende. Wir untersuchen grundlagenwissenschaftliche Fragestellungen im Themenkreis der Infektionen/​immunvermittelter Erkrankungen.
Ihre Aufgaben:
Telefonbetreuung, Ablage, Aktenverwaltung und Datenbankpflege
Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Empfang und Betreuung von Mitarbeiter*innen und Gästen, Postbearbeitung, Terminorganisation, Botengänge, Organisation und Verwaltung von Büromaterial, Planung und Abrechnung von Dienstreisen und Veranstaltungen
Betreuung personalbezogener Bereiche (Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Umfinanzierungen u.ä.) und die damit zugehörige Kommunikation mit den relevanten Verwaltungsbereichen des Universitätsklinikums
Facilitymanagement: Erstellung von Reparaturaufträgen und Dokumentation, praktische Umsetzung behördlicher Anforderungen, Organisation der Zugangsberechtigungen
Eigenständige Koordination von Lehrveranstaltungen
Marketingaktivitäten, u.a. Pflege der Institutshomepage
Unterstützung bei der Verwaltung und Bewirtschaftung der Finanzmittel des Instituts (u.a. Drittmittel): Kontenverwaltung, Angebotseinholung, Rechnungsbearbeitung
Assistenz bei der Programmkoordination des internationalen Graduiertenkollegs (https://bonnmelb-phdprogram.com/our-joint-phd-program) mit der University of Melbourne (Koordinierung der Verteidigung der Promotion, Koordinierung der Einschreibebedingungen, Organisation der Auslandsaufenthalte der Promovierenden, Abrechnung der Dienstreisen)
Unterstützung bei der Planung von internen und externen Veranstaltung, Recherchearbeiten
Ihr Profil:
Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen, verwaltungstechnischen oder medizinischen Bereich
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Gute Kenntnisse im Umgang mit gängigen Computeranwendungen
Optional sind erste Berufserfahrungen im wissenschaftlichen Arbeitsumfeld
Aufgeschlossen, interessiert, lösungsorientiert, rasche Auffassungsgabe
Flexibel, teamfähig, serviceorientiert
Wir bieten:
Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
Sicher in der Zukunft: Entgelt nach TV-L
Flexibel für Familien: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer*innen
Vorsorgen für später: betriebliche Altersvorsorge
Clever zur Arbeit: Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes
Bildung nach Maß: geförderte Fort- und Weiterbildung
Start mit System: strukturierte Einarbeitung
Gesund am Arbeitsplatz: zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKBfit
Arbeitgeberleistungen: vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)
Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.
Kontakt:
Sie erfüllen unsere Anforderungen und suchen eine abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit? Zögern Sie nicht und senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung (bevorzugt per E-Mail in einer Datei bis 5 MB Größe) bis zum 04.12.2024 an:
Lucie Delforge
IMMEI
Universitätsklinikum Bonn
Venusberg-Campus 1
53127 Bonn
E-Mail: lucie.delforge@uni-bonn.de
www.ukbonn.de
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